Что такое электронный документооборот
Юдашкина
Зинаида Витальевна
м. Баррикадная, м. Краснопресненская, м. Белорусская 
Большая Грузинская ул., д. 20
Номер платной парковки 3203
Ежедневно: 10-00 до 18-00
Суббота и воскресенье: 10-00 до 18-00
Ежедневно: 10-00 до 18-00
Суббота и воскресенье: 10-00 до 18-00
E-mail: 2540304@list.ru

Что такое электронный документооборот и какие проблемы компании он может решить

Современный бизнес нельзя назвать организованным по-настоящему эффективно, если в офисе до сих пор большая часть бумаг распечатывается и приносится вышестоящим руководителям на подпись (заявление на отпуск, увольнение, для согласования, ознакомления, внесения правок и т. д.). При этом сами документы наверняка создаются исключительно в электронном виде. В таком случае образуется вполне понятная потребность. Электронная передача документов способна решить массу проблем фирмы. И это самое разумное решение в данной ситуации. Однако оно редко когда лежит на поверхности, поэтому апгрейд может занять довольно долгое время.

Базовые понятия

В системе ECM есть несколько основных понятий, с которыми необходимо предварительно ознакомиться, чтобы понимать, о чем вообще идет речь. Вообще, терминология электронного документооборота очень широкая. Но для понимания ее основного предназначения достаточно будет усвоить лишь несколько определений.

Электронный документооборот (сокращенно ЭДО). Это метод организации работы с различными бумагами и документами, отличающийся использованием и хранением всех файлов исключительно в электронной форме. То есть больше ничего не распечатывается, чтобы поставить подпись. Весь процесс заверения и корректировки документов проходит исключительно с использованием компьютера (сети).

Электронный документ. Здесь идет речь о конкретном наборе определенной информации (звуковая дорожка, текст, изображение), который сохранен на ПК. Он систематизирован особым образом и имеет персональную карточку с атрибутами. Можно провести аналогию с упорядочиванием книг в библиотеке. Это обеспечивает быстрый поиск искомого файла.

Поток работ (он же workflow). В данном случае имеется в виду определенный набор действий сотрудников компании, которые осуществляются в строгой последовательности. Как правило, ее диктует конкретный бизнес-процесс. Наглядным примером такой последовательности является процедура исполнения документа, который сперва получается из какого-либо источника, затем регистрируется, а после рассматривается. Бизнес-процессом в данном случае будет являться работа с обращениями граждан.

СЭД, или система электронного документооборота. Представляет собой ПО, позволяющее осуществлять работу с документами в электронной форме (поиск, редактирование и создание), а также организующее взаимодействие между всеми сотрудниками компании (постановка задач, перемещение документов между работниками разных структур и подразделений, отправка уведомлений).

ECM. Данная аббревиатура получилась после сокращения термина, означающего управление корпоративными информационными ресурсами, – Enterprise Content Management. Эта система является набором методов, технологий и инструментов, которые используются на протяжении всех этапов работы с информацией в рамках каждого бизнес-процесса компании: накопление, хранение, доставка, сбор, управление. Это расширенный вариант СЭД, в котором непременно присутствуют средства оцифровки бумажных документов, а также в обязательном порядке гарантируется их безопасность и сохранность.

8aa.jpg

Как понять, что организации необходимо переходить на электронный документооборот

Это непростое решение для руководящего звена фирмы, так как любая инновация всегда требует временных и финансовых затрат. Чтобы понять, нужна ли компании на данном этапе ее существования система СЭД или ECM, необходимо ответить на ряд вопросов.

Как показывает практика, если хотя бы на три вопроса был дан отрицательный ответ, компания действительно нуждается в организации электронного документооборота.

Все плюсы СЭД

Электронная передача документов способна устранить массу недочетов в организации взаимодействия между сотрудниками компании. Однако это далеко не единственное ее преимущество. Переход на СЭД или ECM всегда сопряжен с выходом фирмы на новую ступень своего развития. Этот уровень позволит не просто ускорить и существенно упростить все процессы, но также и активировать режим финансовой экономии.

Выполнение требований стандартов ISO 9000. Здесь речь идет о системе менеджмента качества (СМК). Одно из требований к ней подразумевает документооборот с максимальной прозрачностью и единое информационное поле для всех сотрудников организации. При помощи СЭД намного проще контролировать реализацию СМК со стороны руководства. Совершенствование и поддержка корпоративной культуры. Чем проще рутинные действия, которые необходимо совершать сотрудникам изо дня в день, тем сплоченнее и сильнее становится команда. Отмечается укрепление индивидуальной ответственности и стремление к повышению качества выполнения каждого поставленного задания.

Сокращение расходов. В частности, это урезание бюджета, выделяющегося на закупку бумаги и прочих канцелярских принадлежностей вроде конвертов. Как вы понимаете, высвобождающиеся средства можно реализовать намного более выгодно для самой организации.

Круглосуточный доступ ко всей базе документов. Даже если сотрудник не успел что-то согласовать или скорректировать в течение рабочего дня, он может сделать это в любой более удобный момент. Особенно это актуально при удаленном доступе в случае ухода на больничный или карантин.

Простота и удобство хранения. Электронная передача документов избавит организацию от необходимости складировать огромные кипы бумаг. Теперь вся документация будет храниться на одном только сервере и больше не будет занимать свободное пространство в офисе.

Обеспечение высокого уровня конфиденциальности. ECM-система позволяет ограничить доступ к определенной информации конкретным людям или группе сотрудников в соответствии с уровнем их ответственности. Если в случае с бумажным документооборотом утечка важных данных не была редкостью и могла повлечь за собой как миллионные убытки, так и потерю имиджа компании, то СЭД эту проблему решает полностью. Кроме того, всегда есть возможность узнать, кто и в какое время вносит изменения в тот или иной документ.

Сокращение трудозатрат. Упрощение рутинных операций влечет за собой повышение эффективности и результативности каждого члена команды. Документооборот ускоряется в разы. Теперь на поиск, согласование и исправление нужной бумаги не придется тратить уйму времени, а можно сконцентрироваться на более важных задачах.

Улучшение дисциплины. Как минимум 20 % всей работы сотрудниками не выполняется. СЭД позволяет усилить контроль за каждым этапом решения поставленной задачи. В результате исполнительная дисциплина заметно улучшается.

Упрощение системы обучения новых сотрудников. Если в компании сменились правила или бизнес-процессы, при помощи грамотно организованного электронного документооборота оповестить всех участников будет намного легче и быстрее. Кроме того, новички вместо того, чтобы изучать кипы стандартов в бумажном виде, смогут ознакомиться с любой необходимой им бумагой, просто найдя ее в компьютере.

8bb.jpg

Процесс внедрения системы электронного документооборота

Чтобы организация смогла выйти на новый уровень и повысить свою эффективность, ей необходимо обеспечить прохождение следующих этапов внедрения ECM (и делать это строго последовательно):

Чтобы внедрение электронной передачи документов прошло успешно, необходимо соблюдать следующие правила:

Если какой-то этап будет проигнорирован руководством фирмы, внедрение инновации не только не решит существующие проблемы, но и добавит несколько новых.

Негативные последствия нарушения правил грамотного внедрения СЭД

Компания может столкнуться с серьезными рисками, которые всегда сопровождают любой технически сложный проект. Если озвученные выше правила оказались проигнорированными хотя бы частично, возникнут следующие негативные последствия:

Если затрагивать человеческий фактор, то необходимо учесть еще ряд некоторых особенностей, с которыми может столкнуться фирма в процессе перехода на электронный документооборот:

Законность электронного документа

На сегодняшний день все большее число компаний отказывается от обилия бумаг в своей работе. И законодательство также вынуждено вводить соответствующие поправки, обеспечивающие безопасность применения новой системы. В случае с бумажным носителем определение его юридической силы и значимости лежит на поверхности. Достаточно просто поставить личную подпись и печать. С электронным документом все несколько иначе. Чтобы подтвердить его согласованность и актуальность, был разработан особый цифровой реквизит. Он называется электронная подпись (ЭП). Такая отметка на документе позволяет идентифицировать владельца ЭП, а также проверить отсутствие изменений после согласования документа. Электронная подпись – это особая последовательность цифровых символов, являющаяся уникальной для каждого участника системы. Она гарантирует юридическую силу документа, его законность и достоверность.


123242 г. Москва, ул. Большая Грузинская, д. 20
Номер платной парковки 3203


телефон             +7 499 254-85-75
телефон/факс    +7 499 254-03-04

E-mail:                2540304@list.ru